We wcześniejszych artykułach wspomniałam Państwu o tym czym właściwie są naruszenia w świetle dyrektywy o ochronie sygnalistów, kim jest sygnalista, a także jaka ochrona mu przysługuje. Dziś zajmę się kolejnym aspektem, którym jest sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, a także działań następczych z tym związanych.
Na początek warto wskazać czym jest zgłoszenie wewnętrzne. W zgłoszeniu wewnętrznym chodzi o to, by przedsiębiorcy w ramach swoich struktur stworzyli pewne mechanizmy, które powinny zapewnić możliwość zgłaszania niepokojących sygnałów pojawiających się w firmie. Dlatego też w ramach zgłoszeń wewnętrznych należy zapewnić odpowiednie kanały dokonywania zgłoszeń, ale także zapewnić odpowiednią obsługę kanału dokonywania zgłoszeń. Nie chodzi wyłącznie o przygotowanie odpowiedniego kanału zgłoszeń, lecz także o to, aby po drugiej stronie tego kanału znajdowała się osoba, która będzie je odbierać i nadawać sprawom właściwy bieg.
Zatem – o co chodzi w zgłoszeniu wewnętrznym i działaniach następczych z tym związanych. Ogromną rolę odgrywa dobrze opracowana procedura, na którą składają się następujące elementy:
a) kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
b) potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
c) wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
d) podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział, o których mowa w lit. c);
e) podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
f) rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
g) zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych do właściwych organów zgodnie z art. 10 oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.
Jak wynika, procedura wewnętrzna składa się z wielu działań, które należy podjąć, aby procedura ta była kompletna oraz zapewniała możliwość skutecznego działania wdrożonych rozwiązań. Ważne jest by osoby odpowiadające za przyjmowanie zgłoszeń dotrzymywały konkretnych, wskazanych w dyrektywie terminów, ale przede wszystkim by dokładnie zweryfikowały zgłoszone naruszenie. Bez dogłębnej analizy danej sytuacji trudno będzie wyeliminować jakiekolwiek naruszenia, nie tylko prawa UE, ale także naszego rodzimego prawa, które będą negatywnie oddziaływać w rezultacie na interesy tego przedsiębiorcy. Dzięki temu rozwiązaniu droga dokonywania zgłoszeń powinna być maksymalnie uproszczona.
Dlatego warto już w tym momencie skonsultować się z prawnikiem, aby wypracować konkretne rozwiązania, które pomogą właściwie i bez zbędnego pośpiechu wdrożyć tę dyrektywę.